التكلفة الخفية لعدم معرفة ما تملكه شركتك

اسأل مسؤول المالية عن عدد تراخيص البرمجيات التي تدفع الشركة ثمنها حاليًا، أو عن مصير دفعة أجهزة الكمبيوتر المحمولة التي وُزّعت العام الماضي، والإجابة الصادقة عادةً ما تكون هزّة كتف. تلك الفجوة بين ما تملكه الشركة وما يمكن لأي شخص حسابه فعليًا تُسمى "الإنفاق الخفي"، وهي واحدة من أكثر مصادر إهدار الميزانية شيوعًا — وأسهلها إصلاحًا — في أي مؤسسة.

الأجهزة غير المتتبَّعة والتراخيص غير المستخدمة تتراكم بهدوء

جهاز كمبيوتر محمول مخصص لموظف غادر الشركة قبل ستة أشهر. اشتراك برمجي لا يزال يُفوتَر باثني عشر ترخيصًا بينما يستخدمه سبعة أشخاص فقط. لا يظهر أي من هذه الحالات كخسارة واحدة صارخة — بل تظهر كتسرّب بطيء وغير مرئي لا يُكتشف إلا عندما يجلس أحدهم أخيرًا لمراجعة كل شيء يدويًا. وتُحوّل إدارة الاشتراكات — تتبع تخصيص التراخيص، وتنبيهات التجديد وانتهاء الصلاحية قبل حدوث خصم تلقائي، ورؤية الإنفاق حسب القسم — ذلك التسرّب إلى شيء يمكن لفريق المالية رؤيته والتصرف حياله فعليًا قبل الفاتورة التالية، لا بعدها.

جدول بيانات لا يُحدّثه أحد ليس سجلاً

تمتلك معظم الشركات من الناحية الفنية قائمة أصول في مكان ما. المشكلة أن جدول البيانات لا يبقى دقيقًا إلا طالما تذكّر أحدهم تحديثه بعد كل عملية تسليم، وهو أمر نادرًا ما يستمر عمليًا لأكثر من شهر. أما سجل الأصول المركزي القابل للبحث — المنظّم حسب الفئة والموقع والحالة — إلى جانب التتبع بالرقم التسلسلي أو رمز الاستجابة السريعة القابل للمسح، فيجعل عملية التدقيق تستغرق دقائق بدلاً من أسبوع من ملاحقة رؤساء الأقسام.

سجل الأصول الذي لا يثق فيه أحد بما يكفي للرجوع إليه قبل شراء شيء جديد ليس سجلاً — إنه مجرد وثيقة تاريخية.

عملية التسليم هي حيث تختفي المساءلة

عندما ينتقل جهاز كمبيوتر محمول من شخص إلى آخر بشكل غير رسمي — دون نموذج ودون توقيع اعتماد — لا يمكن لأحد أن يجزم بمن يتحمل المسؤولية عنه بعد ستة أشهر. أما التسليم الرقمي والتوقيع الإلكتروني عند لحظة تخصيص الأصل فيُنشئ سجلاً واضحًا لمن قَبِل المسؤولية، وسجل النقل الكامل يعني أن هذا السجل يتبع الأصل عبر كل موظف حمله، لا آخر موظف فقط.

كيف تساعد Avidia

تتبّع وحدة الأصول في Avidia كل أصل تملكه الشركة، ومن يحمله، وأين يوجد، وموعد إعادته — أجهزة الكمبيوتر المحمولة والهواتف والمعدات والاشتراكات البرمجية، كلها في سجل واحد. وتصل الشركات التي تستخدمها إلى رؤية كاملة بنسبة 100% للأصول، وتُقلّص جهد التتبع بنسبة 60%، وتشهد انخفاضًا بنسبة 40% في الأصول المفقودة.