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Dépenses · Gestion de la Paie

Gérez vos dépenses
simplement

Soumettez une demande, obtenez un remboursement — sans aucune feuille de calcul. Avidia Dépenses gère les demandes multi-devises, l'application des politiques et les flux d'approbation dans toute l'Afrique et la région MENA.

Planifier une démo → Voir les tarifs
80%
Remboursements plus rapides
95%
Conformité aux politiques
60%
Moins de traitement manuel
Personne consultant des documents financiers
Documents professionnels et reçus
Équipe financière passant en revue les dépenses
Employé soumettant une dépense sur son téléphone
Professionnel passant en revue des rapports
Saisie des reçus
Photo, envoi, fait
Application des politiques
Vérification automatique des limites
Connecté à la Paie
Remboursement direct dans le bulletin
Saisie des Dépenses

Soumettez vos dépenses de partout, en quelques secondes

De la photo du reçu à la demande soumise en quelques secondes. Avidia gère la saisie des données, la conversion de devise et les vérifications de politique automatiquement.

Avidia — Note de Frais · Amina Diallo
AD
Amina Diallo
Responsable Finance · Voyage d'affaires à Dubaï
En attente
Vol · EK 512
Dubaï ↔ Le Caire · 21 avr. 2026
AED 1,200
Reçu ✓
Hôtel · 2 nuits
JW Marriott, Dubaï · 21–23 avr.
AED 980
Reçu ✓
Dîner client
Nobu Dubaï · 22 avr. 2026
AED 340
Reçu ✓
Taxi · Transfert aéroport
Aéroport DXB → Hôtel
AED 85
Reçu ✓
Montant Total AED 2,605
  • Saisie des reçus — les employés photographient n'importe quel reçu et le moteur OCR d'Avidia extrait automatiquement le commerçant, la date, le montant et la devise — sans saisie manuelle.
  • Multi-devises — soumettez des demandes dans n'importe quelle devise. Avidia convertit automatiquement vers la devise de base de l'entreprise en utilisant les taux de change en direct au moment de la soumission.
  • Catégories de dépenses — classez chaque élément dans un arbre de catégories configurable et assignez-le automatiquement au bon projet ou département.
  • Vérifications de politique en temps réel — les limites de dépenses par catégorie et les règles de per diem sont appliquées à la soumission — les employés sont avertis avant de dépasser la politique, pas après.
Flux d'Approbation

Approbations configurables, sans les goulots d'étranglement

Acheminement des demandes vers les bons approbateurs à chaque fois, sans relance manuelle et sans que les demandes ne se perdent dans les boîtes de réception.

  • Chaînes d'approbation multiniveaux — définissez le routage des approbations par seuil de montant, département ou catégorie de dépenses. Acheminement des petites demandes directement vers les finances ; escalade des grandes demandes vers la direction en premier.
  • Règles d'escalade automatique — si un approbateur n'agit pas dans la fenêtre configurée, la demande est automatiquement transmise à la personne suivante dans la chaîne — aucune demande ne reste bloquée.
  • Signalement des violations de politique — les demandes qui dépassent les limites sont automatiquement signalées avec la règle spécifique violée, donnant aux approbateurs le contexte pour accepter avec justification ou rejeter.
  • Piste d'audit complète — chaque action d'approbation, commentaire et décision est horodaté et stocké — offrant aux équipes financières et de conformité un historique complet et exportable.
Avidia — Circuit d'Approbation · AED 2 605
AD
Voyage d'affaires à Dubaï
Amina Diallo · Soumis le 23 avr.
AED 2,605
Progression de l'approbation
Soumis par l'employé Apr 23 · 09:14
Chef direct approuvé Apr 23 · 11:30
Révision des finances En cours
Remboursement planifié En attente
Tous les éléments respectent les limites de politique
Intégration Paie

Des remboursements qui s'intègrent directement dans la paie

Les dépenses approuvées s'intègrent directement dans la paie — les employés sont remboursés à temps, à chaque fois, sans surcharge pour l'équipe financière.

Avidia — Remboursements · Avril 2026
14
Demandes
11
Approuvées
3
En attente
Approuvé pour ce cycle de paie
AD
Amina Diallo
Voyage à Dubaï · 4 éléments
AED 2,605
KA
Kofi Asante
Visites clients · 6 éléments
AED 1,140
NB
Nadia Benali
Conférence · 3 éléments
AED 870
OM
Omar Mansour
Fournitures de bureau · 2 éléments
AED 430
Synchronisé avec le cycle de paie d'avril
AED 5,045
  • Synchronisation automatique avec la paie — les notes de frais approuvées sont automatiquement transmises au prochain cycle de paie. Pas de téléchargements CSV manuels, pas de feuilles de calcul de rapprochement, pas de ressaisie.
  • Remboursement dans le bulletin ou séparément — choisissez de rembourser via le bulletin de paie régulier ou de déclencher un virement autonome — configurable par entreprise, département ou type de demande.
  • Analytiques des dépenses & budgets — suivez les dépenses par catégorie, département, projet et employé en temps réel. Définissez des alertes budgétaires avant d'atteindre les limites, pas après.
  • Export financier en un clic — exportez les données de dépenses entièrement rapprochées vers votre système comptable dans des formats standard — prêts pour le grand livre, la ventilation TVA et les audits.
FAQ

Dépenses — questions fréquentes

Comment les employés soumettent-ils leurs notes de frais ?
Les employés photographient leur reçu dans l'application mobile Avidia, renseignent le montant, la catégorie et la description, et soumettent en moins d'une minute. Le reçu est stocké numériquement — pas de papier ni de chaînes d'e-mails.
Avidia prend-il en charge les remboursements de dépenses en devises multiples ?
Oui. Les employés peuvent soumettre des demandes dans n'importe quelle devise. Avidia convertit les montants vers votre devise de base pour la comptabilité, et les employés sont remboursés dans leur devise locale. Les taux de change peuvent être définis manuellement ou récupérés automatiquement.
Comment fonctionne le flux d'approbation des dépenses ?
Les demandes sont acheminées vers l'approbateur concerné automatiquement selon les règles que vous configurez — par montant, catégorie, département ou niveau hiérarchique. Vous pouvez définir des chaînes d'approbation multiniveaux pour les demandes importantes.
Les dépenses approuvées peuvent-elles être intégrées directement dans la paie ?
Oui. Une fois approuvées, les remboursements de dépenses peuvent être inclus dans le prochain cycle de paie automatiquement — pas d'exports manuels nécessaires. Les équipes financières peuvent également acheminer les remboursements via un cycle de paiement séparé si préféré.
Existe-t-il une piste d'audit pour les dépenses soumises et approuvées ?
Chaque demande, approbation, rejet et modification est enregistré avec un horodatage et un utilisateur. Les reçus sont stockés en sécurité et récupérables à tout moment — rendant les audits et les vérifications de conformité simples.
Pourquoi les Dépenses avec Avidia

Éliminez le chaos
des notes de frais, définitivement

Avidia Dépenses remplace les reçus papier, les approbations par e-mail et les feuilles de calcul de rapprochement par un flux de travail mobile-first sans friction — entièrement intégré avec la Paie, les Présences et les RH de base dans toute l'Afrique & la région MENA.

Opérationnel en quelques jours

Configurez vos catégories de dépenses, chaînes d'approbation et politiques de dépenses — et lancez-vous en moins d'une semaine avec un support d'intégration guidé.

Entièrement connecté à la Paie

Les demandes approuvées se synchronisent directement avec le cycle de paie — pas d'exports, pas de ressaisie. Les employés sont remboursés à temps, à chaque fois, avec une traçabilité complète.

80%
Remboursements plus rapides qu'avec les processus de dépenses manuels
95%
Taux de conformité aux politiques avec application automatique des limites
60%
Réduction du temps de l'équipe financière consacré au traitement des dépenses
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✓ Essai gratuit de 14 jours
✓ Aucune carte bancaire requise
✓ Annulez à tout moment
✓ Support d'intégration dédié